工程投標(biāo)管理

自20世紀(jì)80年代國家推行招標(biāo)投標(biāo)制度以來，建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)已經(jīng)成為建設(shè)工程項目承發(fā)包的主要方式，如何從制度上、機制上保證做好投標(biāo)工作，在滿足既定利益的前提下更多的贏得項目中標(biāo)，為企業(yè)的生存和發(fā)展打下良好基礎(chǔ)，是每一家工程公司都需要認(rèn)真面對的問題。
一、投標(biāo)工作日常管理
在組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置上，企業(yè)要有負(fù)責(zé)投標(biāo)的專門機構(gòu)，即使沒有專門的機構(gòu)，也要有一個業(yè)務(wù)相近的部門歸口負(fù)責(zé)管理本企業(yè)的投標(biāo)工作。其基本工作應(yīng)該包括：投標(biāo)臺帳的建立和維護(hù)、編制資格預(yù)審文件、辦理參加投標(biāo)手續(xù)、研究投標(biāo)報價策略、牽頭組織編寫投標(biāo)文件、負(fù)責(zé)投標(biāo)過程中的澄清與答疑、打印出版投標(biāo)文件、遞交投標(biāo)文件、辦理投標(biāo)保證退還、參加定標(biāo)前后的談判，直至定標(biāo)后簽訂工程合同。
除以上基本的工作外，負(fù)責(zé)投標(biāo)報價管理的部門還應(yīng)在平時將以下工作納入日常業(yè)務(wù)的范疇內(nèi)：
1、設(shè)備材料價格庫建立與維護(hù)
投標(biāo)的競爭，很大程度上體現(xiàn)在價格的競爭上，因此除了對具體投標(biāo)項目進(jìn)行必要的詢價，負(fù)責(zé)投標(biāo)管理的部門還應(yīng)該負(fù)責(zé)組織建立設(shè)備、材料的價格庫，這樣不僅可以在投標(biāo)報價時對能獲得的詢價設(shè)備材料價格進(jìn)行修正，還能在時間緊急或詢價困難的情況下利用價格庫的信息進(jìn)行投標(biāo)項目的報價。
2、已執(zhí)行項目風(fēng)險收集
對于風(fēng)險的防范，除去對投標(biāo)項目招標(biāo)文件的認(rèn)真分析研究外，更多的要來自于已經(jīng)執(zhí)行的合同項目的執(zhí)行反饋，在其他執(zhí)行的項目上發(fā)生的風(fēng)險，在新投標(biāo)的項目上不應(yīng)該再出現(xiàn)或者能有應(yīng)對的措施減輕風(fēng)險的損害。因此，需要負(fù)責(zé)組織投標(biāo)的部門定期從正在執(zhí)行的項目上通過走訪或問卷的形式，就已執(zhí)行工程項目遇到的各類風(fēng)險進(jìn)行調(diào)查、整理和匯總。避免在新項目投標(biāo)時，對已知的風(fēng)險仍沒有采取措施進(jìn)行防范和應(yīng)對。
3、建立投標(biāo)技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)文本
使用標(biāo)準(zhǔn)的文本和格式可以節(jié)省大量的時間和人力，為提高報價工作效率，投標(biāo)人應(yīng)在多年、大量的投標(biāo)文件基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)，分析形成標(biāo)準(zhǔn)投標(biāo)文件技術(shù)文件模板，對一般投標(biāo)文件的技術(shù)文件的通用部分，如項目控制和執(zhí)行、設(shè)計管理和協(xié)調(diào)、采購管理、施工管理、質(zhì)量管理、HSE管理等形成相對固定的格式，一旦接到投標(biāo)任務(wù)即可在此模板的基礎(chǔ)上進(jìn)行有針對性的修改和完善，快速形成高質(zhì)量的投標(biāo)文件的技術(shù)部分。
二、資格預(yù)審的編制
對于投標(biāo)項目而言，資格預(yù)審文件的填報質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)能否通過資格預(yù)審，進(jìn)而獲得下一步參與投標(biāo)項目的機會。因此資格預(yù)審文件的編寫質(zhì)量在投標(biāo)過程中也是非常重要的一環(huán)，尤其是在一般的、技術(shù)要求不高、參與投標(biāo)人眾多的工程項目上，企業(yè)更不能僅僅因為資格預(yù)審文件的質(zhì)量而喪失參與投標(biāo)的機會。
資格預(yù)審文件的編制應(yīng)與招標(biāo)人的要求一致，一般可由負(fù)責(zé)投標(biāo)管理的部門單獨完成。隨著企業(yè)不斷的發(fā)展以及承接項目的變化，企業(yè)的人力資源狀況、在建項目人力資源負(fù)荷、企業(yè)資格或等級證書等都會有動態(tài)的變化，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)人公司資質(zhì)文件、企業(yè)合同業(yè)績、企業(yè)公司信息等內(nèi)容資料的維護(hù)，避免導(dǎo)致企業(yè)人力資源已經(jīng)發(fā)展、合同業(yè)績已經(jīng)增加、資質(zhì)等級已經(jīng)升級，卻在資格預(yù)審文件編制時仍然使用舊證書、舊數(shù)據(jù)的情況。
三、投標(biāo)前的準(zhǔn)備
獲得相應(yīng)的投標(biāo)信息，經(jīng)過科學(xué)決策后企業(yè)決定參與項目的投標(biāo)，就進(jìn)入投標(biāo)前的準(zhǔn)備階段。投標(biāo)前的準(zhǔn)備工作一般分為以下幾個階段：
1、招標(biāo)文件購買
在通過資格預(yù)審后，按照招標(biāo)人規(guī)定的時間和地點購買招標(biāo)文件。此項工作應(yīng)由負(fù)責(zé)管理投標(biāo)工作的部門承擔(dān)。當(dāng)然，購買招標(biāo)文件并不是簡單的文件購買，最好同時能獲得有哪些競爭對手參與、招標(biāo)人招標(biāo)工作的組織狀況、招標(biāo)項目的項目進(jìn)展等相關(guān)信息，為投標(biāo)決策收集有用的信息。
2、投標(biāo)組織建立
根據(jù)投標(biāo)項目的特點、招標(biāo)文件的具體要求，應(yīng)由負(fù)責(zé)管理投標(biāo)工作的部門提出投標(biāo)組織建立計劃。投標(biāo)組織建立計劃應(yīng)包括投標(biāo)經(jīng)理提名、技術(shù)文件、商務(wù)文件編寫參與人員需求、投標(biāo)文件編寫進(jìn)度計劃等內(nèi)容。
能否按照招標(biāo)文件的要求編制出符合招標(biāo)文件要求的投標(biāo)文件、體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢和執(zhí)行投標(biāo)項目的能力，關(guān)鍵是參與編寫投標(biāo)文件的人員的自身素質(zhì)的高低，以及投標(biāo)組織自身運作對投標(biāo)的控制力和協(xié)調(diào)力。參與投標(biāo)的人員一般構(gòu)成為：
投標(biāo)經(jīng)理：根據(jù)投標(biāo)項目的特點以及企業(yè)自身的人才儲備情況，選定一位有類似工程經(jīng)驗、具備投標(biāo)組織能力的人員擔(dān)當(dāng)投標(biāo)項目的投標(biāo)經(jīng)理，全面負(fù)責(zé)投標(biāo)項目的投標(biāo)工作，進(jìn)行整個投標(biāo)工作的組織、協(xié)調(diào)和管理。
經(jīng)營管理人員：主要是指從事工程項目經(jīng)營管理、理解公司經(jīng)營方針和規(guī)劃的人員。此類人員應(yīng)知識面廣、經(jīng)驗豐富，具備一定的法律知識和實際工作經(jīng)驗，有較強的溝通和協(xié)調(diào)能力。經(jīng)營管理人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)投標(biāo)工作中與招標(biāo)人的關(guān)系，及時了解投標(biāo)項目的動態(tài)，為投標(biāo)決策提供準(zhǔn)確的信息和決策依據(jù)。
技術(shù)專業(yè)人員：主要是指從事技術(shù)研發(fā)、工程設(shè)計、工程施工、工程采購、項目管理等各類專業(yè)人員。此類人員應(yīng)具備熟練的專業(yè)技能、豐富的專業(yè)知識，能從本企業(yè)的實際出發(fā)，在投標(biāo)過程中進(jìn)行技術(shù)標(biāo)文件的編寫。
商務(wù)金融類人員：主要是指從事法務(wù)、合同、概預(yù)算、財務(wù)、保險、稅務(wù)等各類專業(yè)人員。此類人員應(yīng)具備豐富的法律知識、掌握現(xiàn)行的法律法規(guī)、熟知工程計價的標(biāo)準(zhǔn)，能根據(jù)實際在投標(biāo)過程中進(jìn)行商務(wù)文件的編寫。
3、招標(biāo)文件研究
投標(biāo)組織建立后，所有參與投標(biāo)項目的人員應(yīng)從本專業(yè)的角度出發(fā)對招標(biāo)文件進(jìn)行仔細(xì)的研究與分析。
投標(biāo)初期主要是通過對招標(biāo)文件的研究和分析，發(fā)現(xiàn)其中表達(dá)不清、相互矛盾、明顯錯誤等問題，及時向招標(biāo)人提出質(zhì)詢。
隨著投標(biāo)的深入，參與投標(biāo)的人員應(yīng)該對投標(biāo)者須知、通用合同條件、專用合同條件、技術(shù)規(guī)范、圖紙、設(shè)計資料、工程量清單，以及各種保函的格式等必要的附件，進(jìn)行更細(xì)致的研究，以便能夠吃透招標(biāo)文件，了解己方的工作范圍和責(zé)任，正確理解業(yè)主的意圖。
4、現(xiàn)場勘踏
現(xiàn)場勘踏能夠?qū)こ态F(xiàn)場、周邊環(huán)境等客觀條件進(jìn)行有效的勘察，因此企業(yè)應(yīng)特別重視。按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間，選派投標(biāo)組織中合適的人員參與招標(biāo)人組織的現(xiàn)場勘踏。參與現(xiàn)場勘踏的人員應(yīng)事先已熟悉招標(biāo)文件，收集其他投標(biāo)人員的問題，做到有計劃、有目的的進(jìn)行勘察。通過現(xiàn)場勘踏，應(yīng)主要了解投標(biāo)項目所在地自然條件、施工條件、勞動力供應(yīng)、設(shè)備材料供應(yīng)狀況、運輸條件、現(xiàn)場周邊條件、當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)法規(guī)等內(nèi)容。
5、參加標(biāo)前會
參加完現(xiàn)場勘踏，帶著現(xiàn)場勘踏和對招標(biāo)文件研究分析后的問題，在標(biāo)前會向招標(biāo)人提出質(zhì)詢。盡管在投標(biāo)截止日前，投標(biāo)人仍有要求解釋澄清的機會，但在標(biāo)前會對已知問題得到及時的解答，有助于提早對己方投標(biāo)提供幫助，同時也可及時從其他競爭對手的提問中盡可能地分析競爭對手投標(biāo)水平及投標(biāo)策略。
四、投標(biāo)文件的編制
投標(biāo)文件的編制，最基本的要求就是投標(biāo)文件能對招標(biāo)文件提出的要求和條件做出實質(zhì)性響應(yīng)。不同的招標(biāo)人提供的招標(biāo)文件對投標(biāo)文件的格式都會有不同的要求，因此企業(yè)必須按照招標(biāo)文件的要求認(rèn)真進(jìn)行編寫。一般情況下，投標(biāo)文件都會包括技術(shù)文件、商務(wù)文件二個部分，如果招標(biāo)項目采用資格后審的，還會包括投標(biāo)要件部分。
1、技術(shù)標(biāo)書
雖然說價格在競爭投標(biāo)中占有有較大的權(quán)重，但技術(shù)標(biāo)書如能展現(xiàn)出投標(biāo)人在工藝技術(shù)、設(shè)計水平、項目管理、施工控制等方面的優(yōu)勢，能為投標(biāo)人贏得更好的形式。針對項目不同階段的投標(biāo)，技術(shù)標(biāo)書編寫的重點一般為：
a. 工藝包投標(biāo)：技術(shù)文件應(yīng)重點展示自身專利技術(shù)和專有技術(shù)的先進(jìn)性、合理性及經(jīng)濟(jì)適用性，同時說明采用己方技術(shù)如何會給招標(biāo)人帶來建設(shè)成本的降低、建設(shè)周期的縮短、運營和維修成本的降低；
b. 設(shè)計投標(biāo)：技術(shù)文件應(yīng)重點展示己方在招標(biāo)項目上的類似經(jīng)驗、設(shè)計管理組織與管理體系的完整和健全，同時說明擬建立的項目組織的高效和能力，設(shè)計周期的合理性，能夠提供的設(shè)計技術(shù)服務(wù)等；
c. 工程總包投標(biāo)：技術(shù)文件應(yīng)重點展示自身在設(shè)計、采購、施工和項目管理上的優(yōu)勢，重點突出對投標(biāo)項目的控制力，設(shè)計、采購及施工各階段的協(xié)調(diào)性，明確說明自己在QHSE及綠色施工上的優(yōu)勢、施工組織設(shè)計及施工方案的合理性與先進(jìn)性。
2、商務(wù)標(biāo)書
a. 設(shè)計人員認(rèn)真研究招標(biāo)文件的設(shè)計文件及其他相關(guān)技術(shù)資料，完成對設(shè)備數(shù)據(jù)表、材料表的復(fù)核，提出可供商務(wù)人員計算的數(shù)據(jù)（規(guī)格、材質(zhì)、重量、壓力、數(shù)量等等），對發(fā)現(xiàn)的設(shè)計技術(shù)文件中的錯誤及時澄清并向商務(wù)交接；
b. 采購人員認(rèn)真研究招標(biāo)文件及其他相關(guān)技術(shù)資料，在接收設(shè)計人員反饋的數(shù)據(jù)后，向滿足條件的供應(yīng)廠商發(fā)出詢價文件。詢價文件應(yīng)說明擬采購設(shè)備材料的技術(shù)特性、采用的標(biāo)準(zhǔn)、交貨期限等關(guān)鍵問題；
c. 施工人員根據(jù)擬定的施工組織設(shè)計和施工方案，提出勞動力需求計劃、總平面布置、臨時設(shè)施建造計劃等；
d. 項目管理人員擬定項目工期計劃，合理安排設(shè)計、采購、施工各階段的銜接，確保進(jìn)度計劃的合理；
e. 根據(jù)在設(shè)計、采購、施工及項目管理上得到的數(shù)據(jù)、資料，商務(wù)人員按照擬定的報價策略進(jìn)行投標(biāo)報價的計算。
3、風(fēng)險分析
投標(biāo)文件編制的過程中，投標(biāo)人應(yīng)組織參與投標(biāo)項目的所有人員就各自負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容進(jìn)行投標(biāo)項目的風(fēng)險分析，目的在于發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，通過集體的力量提出解決方案，并將風(fēng)險防范的應(yīng)對方案體現(xiàn)在投標(biāo)文件中。一般投標(biāo)項目應(yīng)考慮的風(fēng)險如下：
設(shè)計：設(shè)計基礎(chǔ)資料的正確性；設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)選用的合理性；材料的選用是否符合工藝要求；設(shè)計方案是否合理，會否導(dǎo)致較多的設(shè)計變更；設(shè)計工程量是否過高于類似裝置。
采購：詢價文件技術(shù)要求是否全面；制造廠商加工負(fù)荷保證；設(shè)備的交貨期是否合理；未來市場價格波動趨勢；大件設(shè)備運輸?shù)碾y易程度。
施工：施工組織設(shè)計是否合理；特殊施工方案是否先進(jìn)；項目建設(shè)地自然條件考慮是否充分；施工周期是否合理；技術(shù)措施考慮是否全面；選定的分包商能力是否具備；分包商人力資源負(fù)荷能否滿足項目施工需求；QHSE方案、措施是否考慮全面。
價格：招標(biāo)人信用好壞；未來市場價格波動趨勢和幅度；國際匯率變化趨勢和幅度；項目概算是否有漏項或錯誤；項目當(dāng)?shù)貙椖吭趧趧恿Α⒅圃?、供?yīng)及運輸上有無保障；稅收政策的變化；工程質(zhì)量要求是否超過一般要求；管理費用計算是否與實際投入匹配。
4、投標(biāo)文件審查
投標(biāo)文件編寫完成，投標(biāo)經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)組織對投標(biāo)文件進(jìn)行全面的審核，企業(yè)應(yīng)在對以往投標(biāo)進(jìn)行總結(jié)的基礎(chǔ)上形成核查清單，并在每次投標(biāo)結(jié)束后補充核查內(nèi)容。核查清單既包括了投標(biāo)文件編寫內(nèi)容是否符合要求這樣的大問題，又涵蓋了簽字蓋章是否正確等小問題，可以說是全面的高效的審核。核查清單具體內(nèi)容有：
a. 企業(yè)法人或委托代理人是否按照規(guī)定簽字或加蓋單位公章；
b. 投標(biāo)文件目錄內(nèi)容從順序到文字表述是否與招標(biāo)文件要求一致；
c. 投標(biāo)文件目錄編號、頁碼、標(biāo)題是否與內(nèi)容編號、頁碼（內(nèi)容首頁）、標(biāo)題一致；
d. 采用模板化進(jìn)行編寫的部分，應(yīng)替換的內(nèi)容是否全部替換完成，避免張冠李戴之類低級錯誤的發(fā)生；
e. 報價金額大小寫是否一致，與“投標(biāo)報價匯總表合計”、“投標(biāo)報價匯總表”、“綜合報價表”是否一致，涉及外幣的金額是否一致；
f. 投標(biāo)文件是否按招標(biāo)文件規(guī)定的分開封裝，且份數(shù)符合要求；項目管理者聯(lián)盟文章
g. 投標(biāo)保證金或投標(biāo)保函是否滿足要求，保函是否單獨封裝；
h. “投標(biāo)報價匯總表合計”、“投標(biāo)報價匯總表”、“綜合報價表”等商務(wù)文件是否按招標(biāo)文件要求進(jìn)行了簽字蓋章；
i. 商務(wù)文件定額計量單位、數(shù)量與報價項目單位、數(shù)量是否相符合；
j. 工程量清單模式招標(biāo)的“工程量清單”表中工程項目所含內(nèi)容與套用定額是否一致；項目經(jīng)理圈子
k. 技術(shù)偏差表和商務(wù)偏差表所列背離，是否實質(zhì)影響招標(biāo)人對己方的評判，影響己方的競爭力；
l. 對風(fēng)險因素的防范是否有相應(yīng)措施，并體現(xiàn)在投標(biāo)文件中。
出版前，按照企業(yè)的管理規(guī)定，由負(fù)責(zé)投標(biāo)工作的部門經(jīng)理及公司主管人員對投標(biāo)文件進(jìn)行審查和批準(zhǔn)。
五、投標(biāo)文件的遞交
在招標(biāo)文件規(guī)定的投標(biāo)截止時間前，將投標(biāo)文件送達(dá)指定的地點。無論是專人送達(dá)還是郵寄送達(dá)，均應(yīng)留出足夠的時間，以免因交通工具誤點、郵政系統(tǒng)失誤等因素造成投標(biāo)文件遲于招標(biāo)文件規(guī)定時間送達(dá)而被判定廢標(biāo)的情況出現(xiàn)。
六、參加開標(biāo)
投保文件按招標(biāo)文件要求遞交后，并不意味著一個投標(biāo)工作的結(jié)束，投標(biāo)文件被開啟后的競標(biāo)也是十分重要的。開標(biāo)后盡管不能再對投標(biāo)文件進(jìn)行修改，但企業(yè)這時候并不是無所事事，只能被動等待，相反，通過自身在開標(biāo)后的工作還極有可能幫助自身在評標(biāo)中獲得更為有利的地位。
1、述標(biāo)
為選擇更為理想的中標(biāo)者，招標(biāo)人一般會在對投標(biāo)文件評估的基礎(chǔ)上要求投標(biāo)人對投標(biāo)文件進(jìn)行闡述。這個時候，往往是向招標(biāo)人展示企業(yè)自身能夠按承諾完成投標(biāo)項目的絕佳機會。因此，參加述標(biāo)的人員必須具備豐富的經(jīng)驗與知識、擁有善于表達(dá)與溝通的能力，并且深刻了解投標(biāo)文件所編寫的內(nèi)容。
述標(biāo)并不是簡單的說明，更不能是對投標(biāo)文件的重復(fù)申述，而是應(yīng)以投標(biāo)文件中的技術(shù)、商務(wù)條件為重點，深層次的對己方的投標(biāo)文件進(jìn)行分析論證。述標(biāo)需說明的內(nèi)容一般包括：
a. 專利技術(shù)或?qū)Ｓ屑夹g(shù)的先進(jìn)性、適用性和可靠性；
b. 設(shè)計在人力資源、設(shè)計管理體系、設(shè)計經(jīng)驗上的優(yōu)勢；c. 采購在供應(yīng)商資源、采購管理體系、催繳及監(jiān)造上的優(yōu)勢；
d. 施工組織設(shè)計的合理性、施工方案的先進(jìn)性、可行性；
e. 自身項目管理的優(yōu)勢，對投標(biāo)項目如期完成的保證；
f. 對項目安裝現(xiàn)場QHSE管理的體系建立，安全施工的保證；
g. 對履約投標(biāo)項目的重點、難點的剖析；
h. 對投標(biāo)項目自信心的表達(dá)以及必要的承諾。
2、答辯
答辯主要是為應(yīng)對招標(biāo)人對己方投標(biāo)文件不清之處進(jìn)行澄清的過程，此過程中如能進(jìn)行合理的闡述，亦可增加中標(biāo)的機會。此階段，因為投標(biāo)項目已經(jīng)開標(biāo)，對于競爭對手的報價及其實施投標(biāo)項目的方案都有了一定程度的了解，因此在答辯階段應(yīng)做到有的放矢、目的性明確。
a. 修訂商務(wù)報價條件，在報價金額不變的條件下，增加或減少承包的費用；
b. 修正技術(shù)條件或商務(wù)條件，在不降低中標(biāo)幾率的前提下，減少投標(biāo)項目的風(fēng)險；
c. 對投標(biāo)文件中含糊不清的地方進(jìn)行說明，明確己方的表述，向招標(biāo)人傳達(dá)清晰的信息；
d. 及時對投標(biāo)文件中的缺陷進(jìn)行補救，避免己方陷入不利的境地。
七、投標(biāo)后總結(jié)
直到招標(biāo)人確定了中標(biāo)人，發(fā)出了中標(biāo)通知書和非中標(biāo)通知書，一個招標(biāo)項目的招標(biāo)工作才算基本告一段落。無論企業(yè)中標(biāo)與否，都應(yīng)該及時地進(jìn)行投標(biāo)總結(jié)。目的在于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、分析得失，為下一次的投標(biāo)積累有用的信息。大多數(shù)情況下，招標(biāo)文件都會說明招標(biāo)人沒有向投標(biāo)人解釋其中標(biāo)或未中標(biāo)原因的義務(wù)，因此投標(biāo)總結(jié)更多的要依靠在開標(biāo)之后直至招標(biāo)人發(fā)出通知書的期間，投標(biāo)人參與開標(biāo)過程中所獲得的方方面面的信息、對于己方和競爭對手之間差異的分析等方面積累而成。
來源：《項目管理》 作者：徐林