淺談基于風(fēng)險控制的招標(biāo)流程優(yōu)化管理

基于風(fēng)險控制的招標(biāo)流程優(yōu)化管理的基本內(nèi)涵，是以《招標(biāo)投標(biāo)法》、《政府采購法》、《工程建設(shè)項目貨物招標(biāo)投標(biāo)辦法》、《機(jī)電產(chǎn)品國際招標(biāo)投標(biāo)實施辦法》等法律、法規(guī)為依據(jù)，以規(guī)范招標(biāo)操作程序為手段，以招標(biāo)流程風(fēng)險節(jié)點(diǎn)控制為重點(diǎn)，以優(yōu)化招標(biāo)業(yè)務(wù)流程為目的，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，通過采取各種措施和方法，降低風(fēng)險事件發(fā)生的各種可能性，有效減少或控制風(fēng)險事件發(fā)生時造成的損失，同時將權(quán)責(zé)層層分解落實到崗位和個人,從而達(dá)到全面提升企業(yè)的風(fēng)險管理水平，提升經(jīng)營績效的效果，保證企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)得以實現(xiàn)。優(yōu)化招標(biāo)流程，做好風(fēng)險控制是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)面臨的一個重要課題，值得我們認(rèn)真研究和探討。
一、我國招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)發(fā)展現(xiàn)狀
自2000年《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》實施以來，我國招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)快速發(fā)展起來，招標(biāo)代理的市場機(jī)會很誘人，實際上，在這高回報、高利益的背后也伴隨著高風(fēng)險。因此，作為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)對行業(yè)的風(fēng)險要有高度的認(rèn)識和重視，不管是投標(biāo)人的投訴、監(jiān)管部門的處罰、或者是招標(biāo)人可能發(fā)生的連帶風(fēng)險，都會使招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)面臨取消招標(biāo)代理資格的風(fēng)險。因此，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)該把風(fēng)險管理放在公司發(fā)展的第一位，對自身所處的環(huán)境和風(fēng)險應(yīng)該有充分的評估和分析，根據(jù)公司自身的情況，提升內(nèi)部管理水平和業(yè)務(wù)水平，提高企業(yè)的風(fēng)險防范意識，打造自身核心競爭力。
二、深刻認(rèn)識招標(biāo)流程優(yōu)化管理的重要性
目前，在如何看待規(guī)范招標(biāo)流程優(yōu)化管理的問題上還存在一些模糊認(rèn)識，有不少人認(rèn)為招標(biāo)流程是法律規(guī)定的，相關(guān)的法律法規(guī)對招標(biāo)的組織性、程序性、規(guī)范性以及評標(biāo)的保密性等都作了明確的規(guī)定，作為企業(yè)已經(jīng)施行多年，不是一朝一夕就能改變的，需要從長計議。這些想法是對基于風(fēng)險控制的招標(biāo)流程優(yōu)化管理重要性認(rèn)識不到位的表現(xiàn)。筆者認(rèn)為其重要性具體體現(xiàn)在以下幾個方面：
（一)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。外部環(huán)境的變化首先影響企業(yè)的目標(biāo)，而企業(yè)流程體系的科學(xué)合理與否決定企業(yè)運(yùn)行效率，從而最終實現(xiàn)企業(yè)的自身利益。
（二)資格升級的需要。資格是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，隨著國家對資格升級要求的提高，沒有科學(xué)規(guī)范的流程作為工作準(zhǔn)則，可能造成管理無序，不能順利完成招標(biāo)采購任務(wù)，業(yè)績提升困難，滿足不了資格升級的需要。
（三）依法必須招標(biāo)項目的需要。隨著業(yè)務(wù)范圍的逐步擴(kuò)大，國債、國補(bǔ)、省市重點(diǎn)項目招標(biāo)代理業(yè)務(wù)將日益增多，而這些項目從立項審批、具體操作、資料報送都有特別規(guī)定，特別是中央投資項目的前期備案、發(fā)布公告、抽取評委、網(wǎng)站發(fā)布中標(biāo)公示、資料報送的相關(guān)規(guī)定非常嚴(yán)格，風(fēng)險控制不到位將會影響資格延續(xù)或資格提升。
（四）招標(biāo)采購質(zhì)量的需要。技術(shù)文件不設(shè)高級技術(shù)人員審核，可能導(dǎo)致招標(biāo)失敗。技術(shù)審核人員審查招標(biāo)貨物的名稱、型號、數(shù)量、計量單位是否規(guī)范、是否符合法律法規(guī)要求；審查參數(shù)是否合理以達(dá)到投標(biāo)人準(zhǔn)確報價的要求；審查招標(biāo)的技術(shù)文件與圖紙是否相符，防止技術(shù)文件核實不準(zhǔn)造成的招標(biāo)采購質(zhì)量風(fēng)險隱患。
（五）現(xiàn)代企業(yè)信息化管理的需要。以會議方式和人與人之間的直接交流獲取信息，進(jìn)行管理決策，往往會出現(xiàn)管理上的信息傳遞失誤，流程執(zhí)行中的信息、數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)等相關(guān)資料采用紙質(zhì)模式，不易實現(xiàn)流程內(nèi)容涉及的信息流、數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流、資金流實現(xiàn)有機(jī)交互，不易實現(xiàn)動態(tài)管理、控制、預(yù)警和決策支持。
（六）流程科學(xué)規(guī)范化的需要。招標(biāo)流程再造是一項系統(tǒng)工程，若流程過于簡單，不詳細(xì)規(guī)定操作步驟、各部門間的工作接口、參與人員的職責(zé)，則不易操作且無法建立相互制約的管理機(jī)制，不利于提高工作效率。
（七）規(guī)避風(fēng)險的需要。市場經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，質(zhì)疑、投訴是法律賦予招投標(biāo)人的權(quán)利，作為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，在接受采購計劃的同時若不與招標(biāo)人簽訂委托協(xié)議，發(fā)生爭議時沒有書面證據(jù)，不利于解決糾紛；在招標(biāo)的全過程特別是在開評標(biāo)階段若沒有有效監(jiān)督，都可能引起招投標(biāo)人質(zhì)疑和投訴，從而影響企業(yè)聲譽(yù)及形象。
三、招標(biāo)流程優(yōu)化管理的措施
（一）強(qiáng)化風(fēng)險控制管理各項基礎(chǔ)工作
風(fēng)險控制管理的基礎(chǔ)工作是招標(biāo)流程優(yōu)化管理的核心，也是規(guī)范招標(biāo)流程的日常性工作。
1.建立有效的組織保障。建立招標(biāo)流程優(yōu)化管理課題組，課題組負(fù)責(zé)人由主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，建立“主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，職能部門抓落實”的工作體制機(jī)制，構(gòu)建制度體系，明確實施者之間的相互分工，并制定相關(guān)配套措施，為項目的具體實施提供組織保障、人員保障和制度保障。
2.掌握最新的政策制度，避免制度偏差。對于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)來說，熟悉現(xiàn)行的相關(guān)法律法規(guī)，時刻關(guān)注即將出臺的法律法規(guī)，評估對自身企業(yè)帶來的影響和風(fēng)險，做好事前的準(zhǔn)備工作，避免因政策突然變化帶來的危機(jī)。同時還要認(rèn)真學(xué)習(xí)公司內(nèi)部的基本管理制度，如《薪酬制度》、《人事制度》、《項目負(fù)責(zé)人崗位制度》、《招標(biāo)資料管理制度》等。通過學(xué)習(xí)，可以強(qiáng)化內(nèi)部管理，加強(qiáng)道德風(fēng)險意識，保證企業(yè)正常運(yùn)營，將風(fēng)險化解在制度管理過程中。
3.重塑企業(yè)文化，增強(qiáng)全體員工的風(fēng)險防范意識。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)需要的是多面手，要求員工具有較為全面的業(yè)務(wù)知識。因此，培養(yǎng)項目負(fù)責(zé)人成為一專多能的復(fù)合型人才應(yīng)作為一個長期目標(biāo)。項目負(fù)責(zé)人從項目開始，要完成技術(shù)文件收集、招標(biāo)文件編制、項目備案、公告發(fā)布、開標(biāo)評標(biāo)服務(wù)、資料收集存檔等各項工作，并實行終身負(fù)責(zé)制。因此,通過在崗培訓(xùn)和鼓勵員工參加再教育學(xué)習(xí)等方式，提高企業(yè)業(yè)務(wù)人員的整體素質(zhì)，包括樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)及法律意識，以提高招標(biāo)項目的質(zhì)量管理。
4.不斷增強(qiáng)風(fēng)險防范能力。由企業(yè)法律顧問處理突發(fā)事件，有利于給招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提供從代理合同、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投訴處理所有環(huán)節(jié)的法律咨詢和法律援助，用更嚴(yán)謹(jǐn)更科學(xué)的法律知識來提前介入可能發(fā)生的風(fēng)險，把風(fēng)險防范在事前，把問題提出在事前，最大限度地規(guī)避法律風(fēng)險。由企業(yè)法律顧問參與到代理業(yè)務(wù)重點(diǎn)環(huán)節(jié)把關(guān)，可以減少法律風(fēng)險發(fā)生，也可以強(qiáng)化業(yè)務(wù)人員的法律意識和道德意識。
（二）優(yōu)化招標(biāo)業(yè)務(wù)流程，提高科學(xué)性、高效性、安全性
首先從企業(yè)的最高主管開始，然后自上而下地逐級確定流程職責(zé)。在上下級之間建立一種“流程—職責(zé)”的關(guān)系，上下級之間明確各自的權(quán)責(zé)及流程風(fēng)險控制節(jié)點(diǎn)，按照流程順序順推下去，直至作業(yè)層的目標(biāo)得以實現(xiàn)，從而構(gòu)成一種一環(huán)扣一環(huán)的完善的招標(biāo)流程。
1. 制定機(jī)構(gòu)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，對各部門按照業(yè)務(wù)流程重新進(jìn)行職能劃分。各部門在整個業(yè)務(wù)流程的各個階段，分別扮演不同的角色，既具有管理職能又具有業(yè)務(wù)職能。最終的經(jīng)營成果是各個部門協(xié)調(diào)配合、共同實施的結(jié)果。實施招標(biāo)流程優(yōu)化管理，實現(xiàn)高效嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)管理流程，對業(yè)務(wù)人員提出嚴(yán)格的要求，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，業(yè)務(wù)流程各個環(huán)節(jié)都應(yīng)該有章可循，有相應(yīng)的行為準(zhǔn)則和評判標(biāo)準(zhǔn)，完善流程的審批程序。
2.規(guī)范招標(biāo)流程信息管理。以會議方式和人與人之間的直接交流獲取信息，進(jìn)行管理決策，發(fā)布管理指令，了解管理效果，往往會出現(xiàn)管理上的信息傳遞失誤，造成管理者和被管理者的迷失。在信息技術(shù)時代，要實現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化和制度化，首先要擺脫人為管理，走向信息化的企業(yè)流程管理。流程內(nèi)容涉及的數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流、資金流通過現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)有機(jī)交互，實時動態(tài)管理、控制、預(yù)警和決策支持。
業(yè)務(wù)流傳遞：客戶服務(wù)部接收招標(biāo)計劃，填制《業(yè)務(wù)審批單》，交業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，同時將技術(shù)文件通過內(nèi)部辦公網(wǎng)（OA）傳遞給技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)，將業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的《業(yè)務(wù)審批單》傳遞至業(yè)務(wù)部門。
數(shù)據(jù)流傳遞：技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)審核技術(shù)文件，并將審核、確定的技術(shù)文件傳遞給具體業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門根據(jù)商務(wù)條件和技術(shù)文件制作招標(biāo)文件，通過審核后，到有關(guān)部門備案發(fā)布招標(biāo)公告，發(fā)售招標(biāo)文件。
資金流傳遞：財務(wù)勞資部根據(jù)業(yè)務(wù)部審核后的《購買招標(biāo)文件登記表》收取標(biāo)書款，匯總、核實投標(biāo)保證金繳納情況，并將結(jié)果在開標(biāo)后傳遞給業(yè)務(wù)部門；招標(biāo)結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門填制“匯款申請單”，傳遞給財務(wù)勞資部，財務(wù)勞資部根據(jù)中標(biāo)結(jié)果，審核匯總“匯款申請單”，報總經(jīng)理審批，退還未中標(biāo)人所繳納的投標(biāo)保證金，按照中標(biāo)人與招標(biāo)人所簽合同，收取中標(biāo)服務(wù)費(fèi)。
3.招標(biāo)流程優(yōu)化。總流程包括招標(biāo)準(zhǔn)備，即開標(biāo)前準(zhǔn)備階段，開標(biāo)、評標(biāo)，中標(biāo)公示、發(fā)放中標(biāo)通知書，招標(biāo)綜合資料整理、存檔、備案、統(tǒng)計等五個大環(huán)節(jié)，通過流程解決各部門間的工作接口問題，建立相互制約的管理機(jī)制。做到職責(zé)分明，工作有序，有效提高工作效率。通過細(xì)化風(fēng)險節(jié)點(diǎn)控制，按照級別和部門進(jìn)行協(xié)商分配，將節(jié)點(diǎn)控制和工作目標(biāo)實現(xiàn)高度統(tǒng)一，最后將細(xì)化的節(jié)點(diǎn)化為個人工作目標(biāo)，形成一個層層支撐，環(huán)環(huán)相扣，責(zé)、權(quán)、利明確的工作目標(biāo)體系，使各級、各部門以及每一個員工明確自己在招標(biāo)流程中所承擔(dān)的具體任務(wù)是哪些，所負(fù)的責(zé)任是什么，完成的期限等。由于節(jié)點(diǎn)控制的細(xì)化，確保招標(biāo)流程的順利實施，有效防范風(fēng)險。
（三）建立健全相應(yīng)的招標(biāo)風(fēng)險點(diǎn)控制機(jī)制
細(xì)化風(fēng)險節(jié)點(diǎn)控制。招標(biāo)流程體系建立后，為了規(guī)范操作，在實施前，將招標(biāo)流程的風(fēng)險節(jié)點(diǎn)控制加以細(xì)化，強(qiáng)化業(yè)主單位溝通，合同管理，招標(biāo)技術(shù)文件審核，招標(biāo)監(jiān)督等環(huán)節(jié)的風(fēng)險節(jié)點(diǎn)控制，招標(biāo)流程體系才算完成。細(xì)化風(fēng)險節(jié)點(diǎn)控制是招標(biāo)流程與實際操作之間的一個重要環(huán)節(jié)，也是招標(biāo)流程優(yōu)化管理的基礎(chǔ)。
1.加強(qiáng)業(yè)主單位溝通。以與“業(yè)主單位溝通”為風(fēng)險控制點(diǎn)。在招標(biāo)代理過程中，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)作為中介組織，在招標(biāo)人、投標(biāo)人以及行業(yè)主管部門中間起到承上啟下的作用，由于業(yè)主對國家相關(guān)的法律法規(guī)了解程度不同，有些業(yè)主對中標(biāo)單位有傾向性，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在接到招標(biāo)項目后，向業(yè)主傳達(dá)國家法律法規(guī)及政策規(guī)定，在合法合規(guī)的原則下，根據(jù)業(yè)主的要求，利用自身的專業(yè)優(yōu)勢，為業(yè)主招到最合適的投標(biāo)人；在《中標(biāo)通知書》發(fā)出后，協(xié)助業(yè)主在法律規(guī)定的期限內(nèi)與中標(biāo)人簽訂合同。
2.強(qiáng)化合同管理。以簽訂內(nèi)容完善的《招標(biāo)委托協(xié)議》為風(fēng)險控制點(diǎn)，使招標(biāo)代理業(yè)務(wù)有據(jù)可依，避免發(fā)生爭議時證據(jù)不足。樹立“只要有委托，必須簽協(xié)議”的理念。同時，在《招標(biāo)委托協(xié)議》中設(shè)置《項目概況》、《招標(biāo)設(shè)備（材料）技術(shù)商務(wù)要求提綱》、《企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目采購清單》、《招標(biāo)資料交接登記表》等資料作為合同附件，并且在《招標(biāo)委托協(xié)議》中明確以“招標(biāo)資料最后交全日期作為協(xié)議生效的條件”，保證招標(biāo)采購工作的順利進(jìn)行。
3.完善技術(shù)文件審核。在技術(shù)文件的審核階段建立風(fēng)險控制點(diǎn)，避免因技術(shù)文件提交不準(zhǔn)造成的風(fēng)險隱患。主要審核內(nèi)容包括：
①審核招標(biāo)貨物的名稱是否規(guī)范，主要依據(jù)國家現(xiàn)行法律、法規(guī)對有關(guān)產(chǎn)品的名稱進(jìn)行規(guī)范。即產(chǎn)品名稱必須與國家有關(guān)“強(qiáng)制認(rèn)證”、“特種設(shè)備生產(chǎn)許可證”、“產(chǎn)品生產(chǎn)許可證”、“防爆產(chǎn)品的三證一標(biāo)志”等證的注冊名稱、型號、配套范圍等相符合。
②審查招標(biāo)貨物的型號、數(shù)量、計量單位是否規(guī)范，主要依據(jù)國家有關(guān)淘汰產(chǎn)品目錄審查是否具有已淘汰產(chǎn)品，推薦國家新出臺的新替代型號、節(jié)能型產(chǎn)品；審查數(shù)量，避免出現(xiàn)不限定數(shù)量導(dǎo)致投標(biāo)人無法報價情形，如“一批”、“一項”等；審查是否正確使用計量單位，招標(biāo)技術(shù)文件不允許使用與國際、國家、行業(yè)不相適應(yīng)的計量單位。
③對擬招標(biāo)設(shè)備的配置進(jìn)行規(guī)范，是否存在設(shè)備配置過高或高低、不同行業(yè)設(shè)備列入同一標(biāo)包、參數(shù)屬于特定制造商；避免招標(biāo)設(shè)備配置過低或沒有對設(shè)備配置進(jìn)行合理要求，造成設(shè)備到貨后不能正常使用或投標(biāo)價格不統(tǒng)一，甚至造成評標(biāo)委員會無法正常評標(biāo)，影響招標(biāo)進(jìn)度；避免招標(biāo)設(shè)備配置過高造成招標(biāo)人不必要的投入；避免不同行業(yè)設(shè)備列入同一標(biāo)包造成投標(biāo)人不足而流標(biāo)；避免出現(xiàn)排斥潛在投標(biāo)人的現(xiàn)象。
④審查招標(biāo)的技術(shù)規(guī)范與圖紙是否相符，招標(biāo)人對技術(shù)要求沒有和有關(guān)圖紙進(jìn)行結(jié)合，形成文不對圖，如不嚴(yán)格審核可能會造成潛在投標(biāo)人無法準(zhǔn)確報價，引起質(zhì)疑，使招標(biāo)工作無法順利進(jìn)行。將《產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)承諾函》作為投標(biāo)人參與招標(biāo)采購的必備條件，在資格審查中體現(xiàn)出來。確保采購到質(zhì)量合格、生產(chǎn)技術(shù)先進(jìn)、符合安全規(guī)定、售后服務(wù)優(yōu)良、不侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)的貨物。
4.強(qiáng)化招標(biāo)監(jiān)督約束。為保證招標(biāo)的公開、公平、公正和誠實信用。在開標(biāo)前準(zhǔn)備階段規(guī)定：開標(biāo)前一工作日，業(yè)務(wù)部門協(xié)同招標(biāo)人聯(lián)系本次招標(biāo)監(jiān)督；專家評委由客戶服務(wù)部在專家?guī)煜嚓P(guān)專業(yè)專家中隨機(jī)抽取。業(yè)主評委在開標(biāo)現(xiàn)場主要工作是：參與評標(biāo)并正確表達(dá)業(yè)主意愿、說明設(shè)備使用環(huán)境及要求。業(yè)主評委與專家評委享有平等表決權(quán)，無任何評標(biāo)特權(quán)。在評標(biāo)階段，項目負(fù)責(zé)人填制《中標(biāo)結(jié)果確認(rèn)函》，經(jīng)招標(biāo)人確認(rèn)后交監(jiān)督人審核；在發(fā)放中標(biāo)通知書階段規(guī)定：項目負(fù)責(zé)人在媒體上公示中標(biāo)結(jié)果，投標(biāo)人可以提出質(zhì)疑和投訴，公示期結(jié)束、質(zhì)疑和投訴解決處理后，發(fā)放《中標(biāo)通知書》。如有廢標(biāo)，業(yè)務(wù)部長分析廢標(biāo)原因，提出解決辦法。
（四）建立健全激勵、考核與評價機(jī)制體系
要建立起完整而有效的流程，必須不斷地調(diào)整優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，出臺嚴(yán)格的管理制度，建立激勵、考核和評價體系，以保證流程的順利執(zhí)行。建立自我評價提升機(jī)制，認(rèn)真總結(jié)采取的措施、方法和經(jīng)驗，有針對性地撰寫分析報告，不斷推進(jìn)工作創(chuàng)新。
一是建立招標(biāo)師考試通過激勵機(jī)制。通過組織招標(biāo)師考前培訓(xùn)工作，對通過考試的人員給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵，提升招標(biāo)師通過比例。二是建立健全專業(yè)技術(shù)人員知識培訓(xùn)體系。制定《教育培訓(xùn)工作規(guī)劃》，在實際工作中重點(diǎn)開展適合公司發(fā)展需要的崗位專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)，采取遠(yuǎn)程教育、引師入門、參加培訓(xùn)班等形式，有計劃、有步驟地開展培訓(xùn)工作。三是建立經(jīng)營業(yè)績考核體系。制定《績效考評辦法》、《員工獎懲實施暫行規(guī)定》，對部門及員工進(jìn)行評價，根據(jù)評價結(jié)果進(jìn)行獎懲。經(jīng)過評價，改進(jìn)不足，優(yōu)化流程，以保證流程能夠順利執(zhí)行。
招標(biāo)流程優(yōu)化管理的推行，對預(yù)防商業(yè)賄賂、規(guī)范招投標(biāo)市場、推進(jìn)廉政建設(shè)將起到重要作用。對增加招標(biāo)活動的透明度，促進(jìn)招標(biāo)活動的規(guī)范化，從源頭上有效地杜絕腐敗現(xiàn)象的發(fā)生具有深刻意義，也是對我國招投標(biāo)事業(yè)的積極探索與完善。因此，招標(biāo)流程優(yōu)化管理的實踐，已經(jīng)超越了單純的企業(yè)管理行為，具有了更多的行業(yè)提升和社會引導(dǎo)價值。
來源：招標(biāo)采購管理 作者：常江 王麗萍