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一、服務條款的確認和接納
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二、服務簡介
北京中采高科招標集團有限公司運用自己的操作系統(tǒng)通過國際互聯(lián)網(wǎng)絡為用戶提供各項服務,用戶(包括普通個人用戶,免費企業(yè)會員,收費企業(yè)會員)注冊時,必須同意:
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2、一旦北京中采高科招標集團有限公司發(fā)現(xiàn)用戶資料含有不準確甚至是虛假內(nèi)容,北京中采高科招標集團有限公司有權利中止對該用戶的服務。
三、用戶的帳號、密碼和安全性
1、中國招標采購網(wǎng)的注冊帳號可以是英文、數(shù)字、字母、中文,或者是它們的組合。用戶可以根據(jù)自己的需要進行選擇,但是用戶注冊的帳號或者填寫的昵稱需要符合下列規(guī)定:
(1)不得使用黨和國家機構(gòu)的名稱或者是它們的縮寫。
(2)不得使用黨和國家領導人或者其他知名人士的真實姓名、筆名、藝名或者是他們的縮寫。
(3)不得使用不健康、不文明或者帶有侮辱性、攻擊性的用戶名和昵稱。
(4)您一旦注冊成功,就成為北京中采高科招標集團有限公司的合法用戶,您將得到一個密碼和用戶名。并同意接受北京中采高科招標集團有限公司提供的各項服務。如果您未保管好自己的用戶名和密碼,而對您、北京中采高科招標集團有限公司或第三方造成的損害,您將負全部責任。另外,每個用戶都要對其用戶名中的所有活動和事件負全責。您可隨時改變您的密碼和圖標,也可以結(jié)束舊的用戶名重開一個新用戶名。
(5)為避免用戶的合法權利受到侵害,用戶若發(fā)現(xiàn)任何非法使用用戶名或存在安全漏洞的情況,請立即通告北京中采高科招標集團有限公司。
四、服務條款的修改及修訂
北京中采高科招標集團有限公司有權在必要時修改服務條款,北京中采高科招標集團有限公司服務條款一旦發(fā)生變動,公司將會在用戶進入下一步使用前的頁面提示修改內(nèi)容。如果您同意改動,則再一次激活“同意服務條款提交注冊信息”按鈕,視為接受本服務條款的變動。如果用戶不接受。北京中采高科招標集團有限公司則保留隨時修改或中斷服務而不需通知用戶的權利。用戶接受北京中采高科招標集團有限公司行使修改或中斷服務的權利,北京中采高科招標集團有限公司不需對用戶或第三方負責。本服務條款任一條款被視為廢止、無效或不可執(zhí)行,該條應視為可分的且并不影響本服務條款其余條款的有效性及可執(zhí)行性。
五、用戶隱私制度
北京中采高科招標集團有限公司(中國招標采購網(wǎng))非常重視用戶信息的保護,在使用中國招標采購網(wǎng)的所有產(chǎn)品和服務前,請您務必仔細閱讀并透徹理解本聲明。一旦您選擇使用,即表示您已經(jīng)同意我們按照本隱私聲明來使用和披露您的個人信息,并接受本條款現(xiàn)有內(nèi)容及其可能隨時更新的內(nèi)容。
1、本注冊條款所涉及的隱私是指:在會員注冊中國招標采購網(wǎng)網(wǎng)站帳戶時,使用其它中國招標采購網(wǎng)網(wǎng)站產(chǎn)品或服務,訪問中國招標采購網(wǎng)網(wǎng)頁,或參加任何形式的會員活動、培訓活動時,中國招標采購網(wǎng)會收集的會員的個人身份識別資料,包括會員的姓名、昵稱、電郵地址、出生日期、性別、職業(yè)、所在行業(yè)、工齡,真實頭像,籍貫,公司名稱,QQ號碼,公司地址,公司的產(chǎn)品以及服務簡介,公司固話傳真,公司主頁,公司主要做的項目等。中國招標采購網(wǎng)網(wǎng)站自動接收并記錄會員的瀏覽器和服務器日志上的信息,包括但不限于會員的IP地址、在線、無線信息、信件等資料。
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3、我們網(wǎng)站有相應的安全措施來確保我們掌握的信息不丟失,不被濫用和變造。這些安全措施包括向其它服務器備份數(shù)據(jù)和對用戶密碼加密。盡管我們有這些安全措施,但請注意在因特網(wǎng)上不存在“完善的安全措施”。
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5、信息的披露和使用:們不會向任何無關第三方提供,出售,出租,分享和交易用戶的個人信息,但為方便您使用中國招標采購網(wǎng)服務及中國招標采購網(wǎng)關聯(lián)公司或其他組織的服務(以下稱其他服務),您同意并授權中國招標采購網(wǎng)將您的個人信息傳遞給您同時接受其他服務的中國招標采購網(wǎng)關聯(lián)公司或其他組織,或從為您提供其他服務的中國招標采購網(wǎng)關聯(lián)公司或其他組織獲取您的個人信息。包括但不限于:您同意我們可批露或使用您的個人信息以用于識別和(或)確認您的身份,或解決爭議,或有助于確保網(wǎng)站安全、限制欺詐、非法或其他刑事犯罪活動,以執(zhí)行我們的服務協(xié)議。您同意我們可批露或使用您的個人信息以保護您的生命、財產(chǎn)之安全或為防止嚴重侵害他人之合法權益或為公共利益之需要。您同意我們可批露或使用您的個人信息以改進我們的服務,并使我們的服務更能符合您的要求,從而使您在使用我們服務時得到更好的使用體驗。您同意我們利用您的個人信息與您聯(lián)絡,并向您提供您感興趣的信息,如:產(chǎn)品信息。您接受“服務協(xié)議”和本隱私聲明即為明示同意收取這些資料。您同意,您的個人信息可以被搜索引擎搜索,并在搜索結(jié)果中顯示,由此給您帶來更多的合作機會。您同意并授權中國招標采購網(wǎng)將您的個人信息傳遞給中國招標采購網(wǎng),中國招標采購網(wǎng)關聯(lián)公司、中國招標采購網(wǎng)合作伙伴、中國招標采購網(wǎng)會員,以助于中國招標采購網(wǎng)給您帶來更多的商業(yè)機會、其他服務、合作伙伴等。法律規(guī)定的其他需披露您個人信息的情況。
6、關于會員在中國招標采購網(wǎng)的上傳或張貼的內(nèi)容
(1)會員在中國招標采購網(wǎng)上傳或張貼的內(nèi)容(包括照片、文字、附件、帖子、招投標信息、個人合作名片、公司名錄和黃頁、工程信息等),視為會員授予中國招標采購網(wǎng)免費、非獨家的使用權,中國招標采購網(wǎng)有權為展示、傳播及推廣、促使合作等前述張貼內(nèi)容的目的,對上述內(nèi)容進行復制、修改、出版等。該使用權持續(xù)至會員書面通知中國招標采購網(wǎng)不得繼續(xù)使用,且中國招標采購網(wǎng)實際收到該等書面通知時止。中國招標采購網(wǎng)網(wǎng)站、中國招標采購網(wǎng)合作伙伴、中國招標采購網(wǎng)關聯(lián)公司均可使用。
(2)因會員進行上述上傳或張貼,而導致任何第三方提出侵權或索賠要求的,會員承擔全部責任。
(3)任何第三方對于會員在中國招標采購網(wǎng)的公開使用區(qū)域張貼的內(nèi)容進行復制、修改、編輯、傳播等行為的,該行為產(chǎn)生的法律后果和責任均由行為人承擔,與中國招標采購網(wǎng)無關。
7、不可抗力
(1)“不可抗力”是指中國招標采購網(wǎng)不能合理控制、不可預見或即使預見亦無法避免的事件,該事件妨礙、影響或延誤中國招標采購網(wǎng)根據(jù)本注冊條款履行其全部或部分義務。該事件包括但不限于政府行為、自然災害、戰(zhàn)爭、黑客襲擊、電腦病毒、網(wǎng)絡故障等。不可抗力可能導致中國招標采購網(wǎng)網(wǎng)站無法訪問、訪問速度緩慢、存儲數(shù)據(jù)丟失、會員個人信息泄漏等不利后果。
(2)遭受不可抗力事件時,中國招標采購網(wǎng)可中止履行本注冊條款項下的義務直至不可抗力的影響消除為止,并且不因此承擔違約責任;但應盡最大努力克服該事件,減輕其負面影響。
六、拒絕提供擔保和免責聲明
用戶明確同意使用中國招標采購網(wǎng)服務的風險由用戶個人承擔。服務提供是建立在免費的基礎上。北京中采高科招標集團有限公司明確表示不提供任何類型的擔保,不論是明確的或隱含的,但是對商業(yè)性的隱含擔保,特定目的和不違反規(guī)定的適當擔保除外。北京中采高科招標集團有限公司不擔保服務一定能滿足用戶的要求,也不擔保服務不會受中斷,對服務的及時性、安全性、真實性、出錯發(fā)生都不作擔保。北京中采高科招標集團有限公司拒絕提供任何擔保,包括信息能否準確、及時、順利地傳送。用戶理解并接受下載或通過中國招標采購網(wǎng)產(chǎn)品服務取得的任何信息資料取決于用戶自己,并由其承擔系統(tǒng)受損、資料丟失以及其它任何風險。北京中采高科招標集團有限公司對在服務網(wǎng)上得到的任何商品購物服務、交易進程、招聘信息,都不作擔保。用戶不會從北京中采高科招標集團有限公司收到口頭或書面的意見或信息,中國招標采購網(wǎng)也不會在這里作明確擔保。
七、有限責任
北京中采高科招標集團有限公司對任何直接、間接、偶然、特殊及繼起的損害或其他一切損害不負責任,這些損害來自:不正當使用產(chǎn)品服務,在網(wǎng)上進行交易,非法使用服務或用戶傳送的信息有所變動。這些損害會導致北京中采高科招標集團有限公司形象受損,所以北京中采高科招標集團有限公司早已提出這種損害的可能性。
八、不提供零售和商業(yè)性服務
用戶使用北京中采高科招標集團有限公司各項服務的權利是企業(yè)的。個人用戶只能是一個公司或?qū)嶓w的商業(yè)性組織下的所屬員工。用戶承諾:未經(jīng)北京中采高科招標集團有限公司同意,不得利用北京中采高科招標集團有限公司各項服務進行銷售或作其他商業(yè)用途。
九、用戶管理
用戶單獨承擔發(fā)布內(nèi)容的責任。用戶對服務的使用是根據(jù)所有適用于服務的地方法律、國家法律和國際法律標準的。
用戶承諾:
1、在中國招標采購網(wǎng)的網(wǎng)頁上發(fā)布信息或者利用中國招標采購網(wǎng)的服務時必須符合中國有關法規(guī)(部分法規(guī)請見附錄),不得在中國招標采購網(wǎng)的網(wǎng)頁上或者利用中國招標采購網(wǎng)的服務制作、復制、發(fā)布、傳播以下信息:
(1)反對憲法所確定的基本原則的;
(2)危害國家安全,泄露國家秘密,顛覆國家政權,破壞國家統(tǒng)一的;
(3)損害國家榮譽和利益的;
(4)煽動民族仇恨、民族歧視,破壞民族團結(jié)的;
(5)破壞國家宗教政策,宣揚邪教和封建迷信的;
(6)散布謠言,擾亂社會秩序,破壞社會穩(wěn)定的;
(7)散布淫穢、色情、賭博、暴力、兇殺、恐怖或者教唆犯罪的;
(8)侮辱或者誹謗他人,侵害他人合法權益的;
(9)含有法律、行政法規(guī)禁止的其他內(nèi)容的。
2、在中國招標采購網(wǎng)的網(wǎng)頁上發(fā)布信息或者利用中國招標采購網(wǎng)的服務時還必須符合其他有關國家和地區(qū)的法律規(guī)定以及國際法的有關規(guī)定。
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(1)未經(jīng)允許,進入計算機信息網(wǎng)絡或者使用計算機信息網(wǎng)絡資源的;
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(3)未經(jīng)允許,對進入計算機信息網(wǎng)絡中存儲、處理或者傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和應用程序進行刪除、修改或者增加的;
(4)故意制作、傳播計算機病毒等破壞性程序的;
(5)其他危害計算機信息網(wǎng)絡安全的行為。
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十、保障
用戶同意保障和維護北京中采高科招標集團有限公司全體成員的利益,負責支付由用戶使用超出服務范圍引起的律師費用,違反服務條款的損害補償費用,其它人使用用戶的電腦、帳號和其它知識產(chǎn)權的追索費。
十一、結(jié)束服務
用戶或北京中采高科招標集團有限公司可隨時根據(jù)實際情況中斷服務。北京中采高科招標集團有限公司不需對任何個人或第三方負責而隨時中斷服務。用戶若反對任何服務條款的建議或?qū)髞淼臈l款修改有異議,或?qū)?/span>中國招標采購網(wǎng)服務不滿,用戶只有以下的追索權:
1、不再使用中國招標采購網(wǎng)服務。
2、結(jié)束用戶使用中國招標采購網(wǎng)服務的資格。
3、通告北京中采高科招標集團有限公司停止該用戶的服務。
十二、通告
所有發(fā)給用戶的通告都可通過電子郵件或常規(guī)的信件傳送。北京中采高科招標集團有限公司會通過郵件服務發(fā)報消息給用戶,告訴他們服務條款的修改、服務變更、或其它重要事情。同時,北京中采高科招標集團有限公司保留對本站免費用戶投放商業(yè)性廣告的權利。
十三、 參與廣告策劃
在北京中采高科招標集團有限公司許可下用戶可在他們發(fā)表的信息中加入宣傳資料或參與廣告策劃,在中國招標采購網(wǎng)各項免費服務上展示他們的產(chǎn)品。任何這類促銷方法,包括運輸貨物、付款、服務、商業(yè)條件、擔保及與廣告有關的描述都只是在相應的用戶和廣告銷售商之間發(fā)生。北京中采高科招標集團有限公司不承擔任何責任,北京中采高科招標集團有限公司沒有義務為這類廣告銷售負任何一部分的責任。
十四、 內(nèi)容的所有權
中國招標采購網(wǎng)對其獨立采編的或從第三方獲得合法許可的信息內(nèi)容,內(nèi)容的定義包括:文字、軟件、聲音、相片、錄象、圖表;在廣告中的全部內(nèi)容;全部中國招標采購網(wǎng)虛擬社區(qū)服務為用戶提供的商業(yè)信息。所有這些內(nèi)容均受版權、商標、標簽和其它財產(chǎn)所有權法律的保護。所以,用戶只能在北京中采高科招標集團有限公司和廣告商授權下才能使用這些內(nèi)容,而不能擅自復制、再造這些內(nèi)容、或創(chuàng)造與內(nèi)容有關的派生產(chǎn)品。在本站發(fā)表、轉(zhuǎn)載的文章僅代表作者本人觀點,本站沒有義務查實文章或圖片、音頻、視頻文件的出處及其真實性。如果您是文章、圖片等資料的版權所有人,請與我們聯(lián)系并說明具體文章標題,中國招標采購網(wǎng)會及時加上版權信息,如果您反對中國招標采購網(wǎng)使用,在收到身份證明、版權證明和刪除要求后我們會立即刪除有版權問題的內(nèi)容。
十五、 法律
用戶和北京中采高科招標集團有限公司一致同意有關本協(xié)議以及使用中國招標采購網(wǎng)的服務產(chǎn)生的爭議交由仲裁解決,但是北京中采高科招標集團有限公司有權選擇采取訴訟方式,并有權選擇受理該訴訟的有管轄權的法院。若有任何服務條款與法律相抵觸,那這些條款將按盡可能接近的方法重新解析,而其它條款則保持對用戶產(chǎn)生法律效力和影響。
十六、 中國招標采購網(wǎng)會員帳號所含服務的信息儲存及安全
北京中采高科招標集團有限公司對用戶帳號上所有服務將盡力維護其安全性及方便性,但對服務中出現(xiàn)信息刪除或儲存失敗不承擔任何負責。另外我們保留判定用戶的行為是否符合中國招標采購網(wǎng)服務條款的要求的權利,如果用戶違背了用戶服務條款的規(guī)定,將會中斷其用戶服務的帳號。
十七、 青少年用戶特別提示
青少年用戶必須遵守全國青少年網(wǎng)絡文明公約:要善于網(wǎng)上學習,不瀏覽不良信息;要誠實友好交流,不侮辱欺詐他人;要增強自護意識,不隨意約會網(wǎng)友;要維護網(wǎng)絡安全,不破壞網(wǎng)絡秩序;要有益身心健康,不沉溺虛擬時空。
作為中國海油集團內(nèi)部首家大規(guī)模采用數(shù)字證書進行身份認證的平臺,中國海油采辦業(yè)務管理與交易系統(tǒng)在數(shù)字證書推廣應用過程中遇到了一些難題,本文主要圍繞其過程中的問題、解決辦法及有益成果進行了闡述,并對未來進一步提升數(shù)字證書管理水平進行了探索,希望為其他大型企業(yè)提供經(jīng)驗借鑒。
自中國海油采辦業(yè)務管理與交易系統(tǒng)(簡稱“采辦系統(tǒng)”)2015年11月運行以來,已為集團17家二級單位及下屬近900家采購單元的內(nèi)外部數(shù)萬名用戶,十多萬項受理授標項目提供采辦交易服務。為保證采辦信息真實可靠,機密數(shù)據(jù)不被篡改、可追溯不遺漏,采辦系統(tǒng)同期上線了數(shù)字證書管理平臺,通過公鑰私鑰加密、第三方公證時間戳和不可抵賴的電子簽章及數(shù)字簽名等技術為中國海油采辦安全保駕護航。中國海油采辦業(yè)務系統(tǒng)數(shù)字證書管理平臺運行兩年以來,在推廣、實施應用方面不斷推陳出新,形成了一套較為成熟的自有管理體系,并于2017年12月通過了中國信息安全認證中心的認證審查,獲得最高等級三星級的《電子招投標系統(tǒng)認證證書》。本文將基于此案例,闡述在大型央企采辦系統(tǒng)中開展數(shù)字證書實施與管理的研究經(jīng)驗。
一、中國海油數(shù)字證書簡介
采辦系統(tǒng)共設計了五類數(shù)字證書用戶,分別為:招標單位、供應商、評標專家、招標經(jīng)理和招標單位評委。招標單位數(shù)字證書主要用于招標文件加密和投標文件解密;供應商數(shù)字證書主要用于投標文件加解密;評標專家、招標經(jīng)理、招標單位評委數(shù)字證書主要用于評標過程中的數(shù)字簽名,其中招標單位評委數(shù)字簽名不是必備的,可根據(jù)實際業(yè)務要求開展。各角色數(shù)字證書使用流程如圖1所示。
二、數(shù)字證書逐步推廣使用,實現(xiàn)從無到有平穩(wěn)過渡
如前文所述,中國海油集團下屬采購單元和內(nèi)外部用戶數(shù)量眾多,因此盡管數(shù)字證書可以保證采辦安全,但作為采辦過程中的新鮮事物,采辦系統(tǒng)仍預判其在推廣過程中可能會遇見如下問題:
一是如何及時通知辦理 。參加中國海油電子招投標項目的相關角色都需要提前辦理數(shù)字證書,內(nèi)部招標單位數(shù)量相對較少,可以采用內(nèi)部渠道及時通知,但評標專家和供應商數(shù)量較大,如何及時有效地通知其辦理是個需要考慮的問題。
二是如何提高辦理意愿 。招投標過程相關角色都需要提前辦理數(shù)字證書,否則無法開展采辦工作。辦理需要填報提交相關資料,例如:評標專家需要提交含簽字和個人身份信息的申請表,供應商需要提交申請表、簽章采集表及資質(zhì)證明文件等,因此各角色尤其是供應商都增加了一定的工作量,降低了辦理意愿。
三是如何解決使用過程中存在的抵觸情緒 。嚴謹?shù)恼袠诉^程是復雜的,而數(shù)字證書的應用正是規(guī)范電子招投標的“急先鋒”。如果部分供應商未及時辦理數(shù)字證書或辦理后不規(guī)范使用,則可能會導致投標失敗、招標項目延后甚至流標,不僅加大了招標單位和采辦人員的工作量,還會造成供應商對數(shù)字證書的畏難情緒,進而產(chǎn)生“不會用”“不想用”的抵觸情緒。
為提前應對上述問題,實現(xiàn)招投標過程 中數(shù)字證書辦理及使用的平穩(wěn)過渡,采辦系統(tǒng)制定了如下措施:
首先,制定分批次運行計劃 。劃定3家二級單位作為首批試點單位,平穩(wěn)運行后其他二級單位再依次上線,將采購活動切換至電子招投標模式。一方面,采辦系統(tǒng)可以通過總結(jié)首批試點單位的經(jīng)驗,提高后續(xù)推廣應用水平;另一方面,也可以為其他單位起到表率作用,注入對電子招投標和數(shù)字證書應用的“強心針”。
其次,辦理通知雙管齊下 。首先,采辦系統(tǒng)會在首頁掛出辦理通知,并面向評標專家、庫內(nèi)供應商發(fā)送辦理告知郵件。其次,要求各試點單位梳理清單,自行通知庫內(nèi)供應商,保證各二級庫內(nèi)用戶,尤其是高頻用戶及時知曉辦理事宜。
首批試點單位率先開展使用了數(shù)字證書開展電子招投標過程中的身份認證、招投標加密、電子簽章及時間戳等功能,實現(xiàn)了采辦系統(tǒng)數(shù)字證書應用從無到有的平穩(wěn)過渡。此外,采辦系統(tǒng)及時總結(jié)了試運行期間數(shù)字證書辦理存在的問題,提出相應的解決辦法,以實現(xiàn)在保護電子招投標信息安全和合法權益的同時,降低辦理難度、提升用戶使用感受。
三、數(shù)字證書辦理流程優(yōu)化,解決用戶辦理難題
數(shù)字證書辦理業(yè)務主要包括五類:新辦、補辦、變更、解鎖及續(xù)簽,各角色數(shù)字證書辦理流程大體相同,且供應商用戶范圍最廣,因此下文以供應商用戶數(shù)字證書新辦為例進行講解。數(shù)字證書辦理方式主要有兩種,分別為現(xiàn)場辦理和郵遞辦理,兩種辦理方式均須在采辦系統(tǒng)數(shù)字證書辦理頁面在線提交申請,審核通過后若選擇現(xiàn)場辦理,供應商可前往數(shù)字證書辦理中心領取;若選擇郵遞辦理,辦理中心將采用快遞方式將數(shù)字證書寄送至供應商。采辦系統(tǒng)要求辦理周期一律控制在10個工作日以內(nèi),供應商用戶可根據(jù)自身需求選擇辦理類型。
(一)梳理試運行期間數(shù)字證書辦理流程,總結(jié)經(jīng)驗教訓
采辦系統(tǒng)的數(shù)字證書辦理流程經(jīng)歷過一次較大的優(yōu)化,在試運行期間,供應商須在線提交加蓋公章的《數(shù)字證書及電子簽章申請采集表》,審核通過后將紙質(zhì)資質(zhì)文件快遞至辦理中心,工作人員對紙質(zhì)文件進行二次審核,無誤后開展現(xiàn)場辦理或郵遞辦理,整體流程詳見圖2。辦理完成后,工作人員按照海油資料管理要求在檔案室存檔紙質(zhì)文件。在試運行期間共為兩千余家供應商辦理了數(shù)字證書,保證了首批試點單位電子招投標的正常運行,但經(jīng)過梳理發(fā)現(xiàn)初期流程尚不成熟,存在以下問題:
1. 辦理規(guī)范不清、審核流程長,辦理周期可能超出10個工作日。由于此次為中國海油首次大規(guī)模辦理數(shù)字證書,一些供應商對數(shù)字證書的用途不理解、資料填報標準不夠清晰,因此出現(xiàn)了申請表格需要反復修改的現(xiàn)象,資料填報一次正確率不足40%。
由于試運行期間的數(shù)字證書管理平臺僅有“申請狀態(tài)”管理功能(查看審核完成與否),而沒有審批記錄和站內(nèi)短消息等功能,因此辦理團隊只能采用最基本的電話、郵件方式告知供應商審核結(jié)果和修改建議。這不僅導致辦理人員工作量增大,同時也減低了供應商的辦理體驗,更為重要的是由于當時資料往返需要采用快遞方式,因此無法控制辦理周期,失去了工作的主動性。
2. 紙質(zhì)資料存放困難。由于每一位供應商辦理時均需提交5~10頁的紙質(zhì)資料,且長期運行后還將涉及續(xù)簽、解鎖、變更或補辦業(yè)務,因此將產(chǎn)生數(shù)量巨大的紙質(zhì)資料。由于檔案室空間有限,可能會出現(xiàn)資料無處存放的窘境。此外,此模式對后期資料整理、查詢會造成較大壓力,需要專門人員管理紙質(zhì)文件,耗費人力資源,并且此方式與中國海油采辦無紙化的總體要求相悖。
3. 咨詢電話接通困難。數(shù)字證書啟用前,采辦系統(tǒng)開通2部直線電話作為咨詢使用。集團公司除了要求試點單位所屬庫內(nèi)供應商辦理數(shù)字證書以外,也鼓勵試點外供應商及時辦理。因此2部直線電話面對了激增的供應商咨詢,主要問題有:何為數(shù)字證書、如何使用和辦理、辦理進度情況、如何修改資料、快遞是否收到、寄出的快遞單號等,結(jié)合紙質(zhì)資料多,難以檢索查詢等現(xiàn)實問題,導致電話效率較低。
試運行期間,每位工作人員每天需接聽140~160通電話,已達到體能極限狀態(tài)。但仍有大量采辦用戶反應咨詢電話難打,平均3~5次才能打通,致使供應商對采辦系統(tǒng)運營能力產(chǎn)生了一定的質(zhì)疑。
(二)數(shù)字證書辦理流程滾動優(yōu)化,提高辦理水平
面對試運行期間的種種問題,采辦系統(tǒng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓,對數(shù)字證書辦理流程進行了多次優(yōu)化(見圖3),并重新設計開發(fā)了數(shù)字證書申請頁面。優(yōu)化事項主要包括:
1. 供應商在線提交全部申請材料,辦理人員一次性審核。實現(xiàn)了辦理數(shù)字證書全面無紙化,節(jié)約了舊流程中快遞紙質(zhì)資料的時間,審核時間縮短,辦理期限嚴格控制在10個工作日以內(nèi)。
2. 設計數(shù)字證書在線續(xù)簽流程 。供應商可通過在線操作,實現(xiàn)自助式續(xù)簽。
3. 申請頁面增加“審核記錄”子頁面 。記錄審核修改意見,以便供應商實時查閱,與優(yōu)化前通過郵件或電話告知的方式相比,新流程辦理效率提高50%以上。
4. 增加“辦理進度”字段 。供應商可隨時知曉數(shù)字證書辦理進度,目前設有“審核中”“審核不通過”“辦理中”“辦理完成”等選項。
5. 增加快遞單號查詢功能。當供應商選擇郵遞辦理時,辦理人員將通過快遞方式將數(shù)字證書寄送至供應商,供應商可在采辦系統(tǒng)查看快遞單號,隨時跟進快遞情況。
6. 提高系統(tǒng)友好性,便于用戶理解、使用。根據(jù)試運行期間系統(tǒng)用戶的常見問題,在易混淆或不易理解的部分增加備注說明,如對上傳附件的說明;對于需要用戶下載準備的資料,不再要求其前往 “下載專區(qū)”下載,而在申請頁面相應區(qū)域添加下載鏈接,如《數(shù)字證書申請表》《數(shù)字證書簽章采集表》《授權委托書》等;在頁面中嵌入400支持電話、400支持QQ頁面,用戶遇見問題可隨時溝通;在數(shù)字證書物理載體U-KEY的背面附上二維碼(見圖4),通過掃描二維碼,用戶可隨時獲取使用說明,提高其使用便利性。
此外,采辦系統(tǒng)從管理角度還進行了如下優(yōu)化:
1. 打造了一支專業(yè)的400客服團隊,成為供應商投 標過程中的重要助手。為解決試運行期間咨詢電話難打、占線多的情況,辦理團隊加強人員培訓,組建了一支專業(yè)性強、服務態(tài)度好的400客服團隊,通過400電話和企業(yè)QQ兩種方式為用戶服務。除CA辦理外,400客服團隊還為供應商提供了投標技術支持、供應商注冊咨詢等方面的服務,供應商在 采 辦系統(tǒng)遇見的操作問題都可 以咨詢400客服團隊。為了更好地服務供應商用戶,400客服團隊還與采辦系統(tǒng)供應商管理模塊、招投標尋源模塊的負責人員建立了長效溝通機制,當客服 人 員遇見自己不能解決的問題時,可及時與之溝通后將解決方法反饋給供應商。
此外,400客服團隊還采用了全年節(jié)假日無休的運行模式,周六日及其他法定節(jié)假日的工作時間均有人值守,提供不間斷服務。運行兩年以來,400客服團隊已提供11萬余次的咨詢服務。同時采辦系統(tǒng)建設了服務監(jiān)督制度,設立投訴電話、制定量化考核辦法,定期抽查客服電話服務質(zhì)量及服務態(tài)度。目前,電話接通率已達98%,未接通的電話也將回撥,據(jù)最新調(diào)研顯示400服務滿意率已達92.7%。
2. 開拓加急綠色通道。如前文所述,未辦理數(shù)字證書的供應商用戶無法參加中國海油電子投標活動,因此采辦系統(tǒng)要求供應商用戶至少提前10個工作日申請辦理。但在實際工作中,仍有個別供應商在臨近截標2~3天才申請辦理。為了盡最大可能協(xié)助此部分用戶,采辦系統(tǒng)開通了綠色通道,在用戶提供特定證明文件時可實現(xiàn)綠色通道優(yōu)先辦理,加急審核資料、制作數(shù)字證書(見圖5)。
(3)常態(tài)化開展數(shù)字證書辦理情況調(diào)研,對服務進行持續(xù)優(yōu)化。采辦系統(tǒng)設計調(diào)研問卷,隨機發(fā)放給供應商用戶,調(diào)查主要包括頁面友好性、400客服團隊服務質(zhì)量和現(xiàn)場辦理服務質(zhì)量等,根據(jù)近期反饋可知滿意率分別為89%、92.7%和80.7%,整體情況良好。此外,通過調(diào)研可知用戶最為關心的問題,如投標文件制作軟件的優(yōu)化、驅(qū)動更新頻率等,系統(tǒng)將基于此開展持續(xù)優(yōu)化。
四、總結(jié)
采辦系統(tǒng)作為海油集團內(nèi)首家大規(guī)模數(shù)字證書應用單位,在如何平穩(wěn)、高效地推廣實施、提升數(shù)字證書辦理服務方面遇見了種種問題。通過吸取外部經(jīng)驗,結(jié)合采辦系統(tǒng)自身實際情況予以解決,并制定相應管理制度對其進行監(jiān)管和提升辦理水平。
但世上沒有完美的系統(tǒng),目前數(shù)字證書管理平臺仍有提升的空間。例如:供應商過度依賴400客服團隊,致使團隊工作壓力過重、CA辦理出現(xiàn)延緩;數(shù)字證書使用過程不夠“傻瓜式”,頁面上的指示還不足,做不到一目了然等。我們下一步就持續(xù)關注這些“系統(tǒng)痛點”,重點關注與中國招標投標公共服務平臺的數(shù)字證書互認、增加辦理和使用的可視化指導、繼續(xù)優(yōu)化數(shù)字證書使用流程,實現(xiàn)“傻瓜式”應用,并進一步提升服務質(zhì)量,嘗試開展微信公眾號服務,實現(xiàn)供應商隨時隨地查詢相關事宜。通過上述種種的改進方法將“系統(tǒng)痛點”變成“系統(tǒng)亮點”,保證海油集團采辦業(yè)務安全、高效,實現(xiàn)采辦系統(tǒng)與采購單元、系統(tǒng)用戶的三方共贏。
作者: 孫雪瓊 劉志勇 楊建成
(作者單位:中國海油采辦業(yè)務管理與交易系統(tǒng)支持中心)
來源:《招標采購管理》